Faire und transparente Klärung

Beschwerde- und Einspruchsverfahren

Halal Certification Services (EU) GmbH wahrt die Integrität ihres Zertifizierungsprozesses durch transparente und faire Beschwerde- und Einspruchsverfahren. Uns ist bewusst, dass Kunden und andere Beteiligte Bedenken zu Zertifizierungsentscheidungen, Auditergebnissen oder unseren Leistungen haben können.

Begriffe

Beschwerde oder Einspruch?

Beschwerde: Eine Äußerung der Unzufriedenheit – sofern es sich nicht um einen Einspruch handelt – durch eine Person oder Organisation gegenüber HCS (EU), die sich auf die Tätigkeiten von HCS (EU) oder seiner Auditoren bezieht und auf die eine Antwort erwartet wird.
Einspruch: Ein Antrag eines Antragstellers oder Kunden von HCS (EU) auf Überprüfung einer nachteiligen Entscheidung, die HCS (EU) im Zusammenhang mit dessen Zertifizierung getroffen hat.

Beschwerden

Beschwerdeverfahren

1
Einreichung
Beschwerden können über folgende Kanäle eingereicht werden:
- E-Mailinfo@halalcs.eu
- Schriftlich per PostHalal Certification Services (EU) GmbH, Untere Dorfstrasse 74, 78618 Rheinfelden (Baden), Germany
- Online-FormularNutzen Sie das Formular auf dieser Seite
Jede Beschwerde sollte enthalten:
- Name und Kontaktdaten des Beschwerdeführers
- Beschreibung der Beschwerde
- Relevante Daten und Unterlagen
- Gewünschtes Ergebnis
Eingangsbestätigung
5 Arbeitstage
HCS (EU) bestätigt den Eingang der Beschwerde innerhalb von 5 Arbeitstagen schriftlich.
3
Untersuchung
Die Untersuchung wird von Personal durchgeführt, das nicht mit dem Gegenstand der Beschwerde befasst war. Im Rahmen der Untersuchung werden:
- alle erforderlichen Informationen gesammelt und überprüft
- die Berechtigung der Beschwerde festgestellt
- die Ursachen ermittelt
- Korrekturmaßnahmen festgelegt
Entscheidung und Mitteilung
30 Kalendertage
Die Entscheidung wird dem Beschwerdeführer innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Eingangsbestätigung mitgeteilt, sofern aufgrund der Komplexität nicht mehr Zeit erforderlich ist.
Abschluss
Wird der Beschwerde stattgegeben, werden geeignete Korrekturmaßnahmen umgesetzt, bei Bedarf einschließlich Prozessverbesserungen oder Anpassungen von Richtlinien.

Einsprüche

Einspruchsverfahren

1
Einreichung
Innerhalb von 30 Kalendertagen
Einsprüche müssen innerhalb von 30 Kalendertagen nach der angefochtenen Entscheidung schriftlich eingereicht werden. Bitte senden Sie Einsprüche an:
- E-Mailinfo@halalcs.eu
- Online-FormularNutzen Sie das Formular auf dieser Seite
Der Einspruch sollte enthalten:
- Bezug auf die ursprüngliche Entscheidung
- Begründung des Einspruchs
- Belegende Unterlagen
Eingangsbestätigung
5 Arbeitstage
HCS (EU) bestätigt den Eingang des Einspruchs innerhalb von 5 Arbeitstagen schriftlich.
Unabhängige Prüfung
Der Einspruch wird von einem Einspruchsgremium geprüft, dessen Mitglieder nicht an der ursprünglichen Entscheidung beteiligt waren und keinem Interessenkonflikt unterliegen.
Entscheidung
45 Kalendertage
Das Einspruchsgremium entscheidet innerhalb von 45 Kalendertagen nach der Eingangsbestätigung. Die Entscheidung des Einspruchsgremiums ist endgültig.

Unparteilichkeit

Schutz vor Interessenkonflikten

Im Einklang mit bewährten Verfahren für Zertifizierungsstellen stellt HCS (EU) sicher, dass:

Personal, das einen Kunden beraten hat, innerhalb von 2 Jahren nach dem Beratungsauftrag nicht an der Prüfung oder Genehmigung von Beschwerden oder Einsprüchen dieses Kunden mitwirkt
alle Entscheidungen über Beschwerden und Einsprüche von Personal getroffen werden, das von der ursprünglichen Zertifizierungstätigkeit unabhängig ist
die Vertraulichkeit aller Beteiligten während des gesamten Verfahrens gewahrt bleibt

Aufzeichnungen und Berichterstattung

HCS (EU) verfügt über dokumentierte Verfahren für die Annahme, Bewertung und Entscheidung von Beschwerden und Einsprüchen. Alle Aufzeichnungen werden zur Nachvollziehbarkeit und Transparenz 10 Jahre lang aufbewahrt.

Online einreichen

Formular für Beschwerden und Einsprüche

Über dieses Formular können Sie eine Beschwerde oder einen Einspruch einreichen. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von 5 Arbeitstagen schriftlich.

Unser Büro

Halal Certification Services zertifiziert Unternehmen in der ganzen Welt. Unsere Auditoren können Sie in Ihrer Landessprache unterstützen. Nehmen Sie Kontakt mit unserem Büro in Deutschland auf.

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